Elektronische Dokumentenverwaltung
Seit der Version 1.6.0 bietet Ihnen paperless.lu elektronisches Dokumentenmanagement (EDM). Egal ob es sich um Buchhaltungsdokumente oder Dokumente aus dem Personalwesen handelt, paperless.lu ist mehr als nur ein einfaches Tool zur sicheren Datenübertragung: Verwenden Sie das EDM von paperless.lu bis auf die Ebene des einzelnen Mitarbeiters und seien Sie gewiss, dass alle Dokumente gleichzeitig sauber organisiert und archiviert wurden.
- Es ist nun möglich, Dokumente von einer Kategorie in eine andere und von einem Mitarbeiter zu einem anderen umzuklassifizieren.
- Sie können nun auch Kategorien erstellen, die für Ihre Kunden verborgen sind, wenn Sie sie nur für interne Zwecke verwenden möchten.
- Für Kategorien, die die Variable verwenden, unterstützen wir nun die Auswahl der Werte des vorherigen und des folgenden Jahres. Beim Hochladen eines Dokuments kann der Benutzer damit heute je nach Bedarf die Jahre 2020, 2021 oder 2022 auswählen um das Dokument ein zu sortieren.
- Um die Verwaltung von Dokumentennamen zu erleichtern, können Sie Dateien jetzt auch unabhängig von der Kategorie, in der sie hochgeladen wurden, frei nach Ihren Bedürfnissen umbenennen.
Benachrichtigungen
Um den Informationsfluss zu verbessern, haben wir uns auch auf die Verwaltung von E-Mail-Benachrichtigungen konzentriert, indem wir Parameter und somit Flexibilität in Bezug auf den Versand von E-Mails hinzugefügt haben:
Für ausgehende E-Mails (z.B. neue Benutzerkonten, Benachrichtigung über die Verfügbarkeit von Gehaltsabrechnungen usw.) können Sie jetzt die Signatur wählen, die in den E-Mails verwendet werden soll, sowie die Adresse, die für die Beantwortung dieser E-Mails verwendet wird (“Reply-To”).
Entscheiden Sie von Fall zu Fall (je nach den Präferenzen Ihrer Kunden), ob die Adressdaten Ihres Unternehmens oder die Ihrer Kunden angezeigt werden.
Schließlich haben Sie die Möglichkeit, per E-Mail über Aktualisierungen (Korrekturen oder anderes) der Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterbescheinigungen zu informieren.
Export nach SM3
Es ist jetzt möglich, den Export von Basis-Mitarbeiterdaten nach Softkis SM3 zu automatisieren. Unabdingliche Informationen, wie Kontonummer, Adresse, Eintrittsdatum, Bruttogehalt, Vertragsart und mehr, können von Ihren Kunden direkt in paperless.lu eingegeben und von Ihnen nach SM3 importiert werden.
Nutzen Sie diese neue Funktion um Ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, neue Mitarbeiter auf eigenständig paperless.lu anzulegen und so fehleranfällige und evenutell häufige E-Mails oder Anrufe zu vermeiden. Sobald der neue Mitarbeiter hinzugefügt wurde, können Sie oder Ihr Kunde mithilfe der EDM-Funktionalität auch Arbeitsverträge, Steuerkarten und vieles mehr hinzufügen.
Stets bemüht, Ihnen ein immer kohärenteres und vollständigeres Ökosystem zu präsentieren, werden wir Sie auch in einem nächsten Artikel über neue Funktionen informieren.
Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.