La gestion électronique des documents
Depuis sa version 1.6.0, paperless.lu vous offre la gestion électronique des documents (GED), qu’il s’agit de documents comptables ou de documents liés à la gestion des ressources humaines. Plus qu’un simple outil de transfert de données sécurisé, l’atout de paperless.lu est dans la disponibilité de cet outil jusqu’au niveau des salariés individuels, combiné avec sa fonctionnalité d’archivage.
- Pour la GED, il est désormais possible de reclasser des documents d’une catégorie à une autre et d’un employé à un autre.
- Il vous sera désormais également possible de créer des catégories masquées à vos clients si vous souhaitez les utiliser que pour des besoins internes.
- Pour ce qui est des catégories utilisant la valeur de remplacement , elle prend en charge la sélection des valeurs de l’année précédente et suivante.Lors du téléversement d’un document, l’utilisateur pourra ainsi choisir les années 2020, 2021 ou 2022 selon ses besoins.
- Pour faciliter la gestion des noms des documents, vous pouvez désormais également renommer les fichiers indépendamment de la catégorie dans laquelle ils ont été téléchargés.
Les notifications
Dans un souci d’amélioration des flux d’information nous avons mis l’accent également sur la gestions des notifications par courriel.
Pour les courriels sortant (nouveaux comptes d’utilisateur, notification de disponibilité des fiches de salaires, etc) il vous est dès lors possible de choisir la signature à utiliser dans les courriels et l’adresse utilisé pour répondre à ces courriels. Décidez au cas par cas (selon les préférences de vos clients) si vous affichez les informations de votre entreprise ou celles de vos clients.
Finalement, vous avez la possibilité d’informer par courrier électronique les mises à jour (corrections ou autres) des fiches de paie et des certificats des employés.
L’export vers SM3
Il est maintenant possible d’automatiser l’export de certaines données de l’employé vers Softkis SM3. La signalétique de base, comme son numéro de compte, son adresse, son statut, sa date d’entrée, son salaire brut, son type de contrat, et bien d’autres encore pourront ainsi être saisis directement dans paperless.lu par vos clients et importés dans SM3.
Profitez-en pour permettre à vos clients la création de nouveaux collaborateurs sur paperless.lu et pour éviter les courriels ou appels téléphoniques. Une fois le nouveau collaborateur rajouté, en utilisant la fonctionnalité de la GED, vous ou votre client pourront rajouter également contrat d’embauche, fiche d’impôt, et bien plus encore.
Toujours dans le souci de vous présenter un écosystème de plus en plus cohérent et complet, restez à l’écoute pour le prochain article.
Si vous avez d’éventuelles questions, n’hésitez pas à nous contacter.